Provision of multimedia services — promotion and design

Eurofound — European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions

More specifically, Eurofound hopes to achieve the following objectives:
— draw more attention to its most pertinent research output borne out of its work programmes, especially its flagship products, relevant policy pointers and events, in a coordinated, comprehensive, and appealing manner,
— highlight Eurofound's ability to provide sound socio-economic research data, accessible findings and policy pointers, building on its ambition to be a leading information source on comparative information for social policymakers in Europe,
— facilitate access and use of its information, provide the right information to the right audience at the right time, and engage with its target audiences,
— reach new target audiences, in particular at EU Member State or national level, attracted to Eurofound's work by its new use of multimedia in parallel with its publication and events programs, among them superusers, influential bloggers and commentators in the socio-economic field.

Deadline

The time limit for receipt of tenders was 2014-05-12. The procurement was published on 2014-04-04.

Who?

• Eurofound — European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions

What?

Where?

• Dublin

Procurement history

Date	Document
2014-04-04	Contract notice

Contract notice (2014-04-04)
Object
Scope of the procurement
Title: Provision of multimedia services — promotion and design
Quantity or scope:

Behovene opstillet nedenfor udgør leverancerne:1. rådgivning: levere årlige planer for op til 4 informationskampagner vedrørende markedsføring og oplysninger, med brug af passende markedsføringskanaler og multimediearbejde for et optimalt samarbejde med målgruppen, med det formål at videreudvikle Eurofounds pr-tilgang til sin overordnede kommunikationsstrategi. Desuden skal der leveres en halvårlig gennemgang af arbejdets omfang under denne kontrakt, der sammenligner og tilpasser projektets målsætninger med den aktuelle teknologiske udvikling og markedsudviklingen2. design: levering og opdatering af Eurofounds overordnede designforlæg samt af pr-kampagner, der omfatter både digitale og trykte produkter samt relevante anvendelse af multimediemateriale. Sikring af, at materialer er egnede og brugbare på tværs af alle kanaler — fra trykte til online til sociale medier3. multimedie: producere relevante multimedieresultater, der letter adgangen til Eurofounds forskningsresultater og -data segmenteret efter forskellige målgrupper og deres behov samt forskellige kommunikationskanaler4. markedsføring: yde bistand i forbindelse med implementeringen og udførelsen af Eurofounds pr-planer og målretning mod relevante målgrupper i tæt samarbejde med forskningseksperter og kommunikationsteamet5. analyser: tilvejebringelse af kvantitative og kvalitative brugsstatistikker på EU-plan og nationalt plan over aftalte indikatorer samt målgruppeanalyse med det formål at måle konsekvenser og investeringsafkast.400 000

Total value of the procurement: 400 000 💰
Notice metadata
Original language: English 🗣️
Document type: Contract notice
Nature of contract: Services
Regulation: European Institution/Agency or International Organisation
Common procurement vocabulary (CPV)
Code: Promotional services 📦

Procedure
Procedure type: Open procedure
Type of bid: Submission for all lots
Award criteria
The most economic tender

Contracting authority
Identity
Country: Ireland 🇮🇪
Awarding authority type: European Institution/Agency or International Organisation
Awarding authority name: Eurofound — Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene
Postal address: Wyattville Road, Loughlinstown
Postal town: Dublin 18
Contact
Internet address: http://www.eurofound.europa.eu 🌏
E-mail: ggy@eurofound.europa.eu 📧
Phone: +353 12043100 📞
Fax: +353 12826456 📠

Reference
Dates
Date dispatched: 2014-04-04 📅
Submission deadline: 2014-05-12 📅
Publication date: 2014-04-16 📅
Identifiers
Notice number: 2014/S 075-128858
Refers to notice: 2013/S 252-441223
OJ-S issue: 75
Additional information

Aktører med interesse i at deltage i udbudsproceduren skal downloade udbudsmaterialet som pakke direkte fra Eurofounds dertil indrettede internetside: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/current/index.htm Tidsfrist for adgang til dokumenter: 5.5.2014. Udbudsrunden er åben for alle fysiske og juridiske personer fra EU-medlemsstater og fra lande, som har indgået en særlig aftale med Den Europæiske Union på området for offentlige tjenesteydelser. Yderligere oplysninger fås ved at benytte følgende link: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/generalinfo.htm

Object
Scope of the procurement
Short description:

Mere specifikt ønsker Eurofound at nå følgende målsætninger:

— på koordineret, omfattende og tillokkende vis at henlede mere opmærksomhed på de vigtigste forskningsresultater af sine arbejdsprogrammer, især flagskibsprodukterne, relevante politiske anvisninger og arrangementer

— fremhæve Eurofounds evne til at levere gode socioøkonomiske forskningsdata, tilgængelige observationer og politiske anvisninger på grundlag af sin ambition om at være en førende informationskilde for beslutningstagere inden for socialpolitik i Europa

— fremme adgangen til og brugen af sine oplysninger, levere de rigtige oplysninger til det rigtige publikum på det rigtige tidspunkt og indgå i samarbejde med målgrupper

— især på EU-plan eller nationalt plan at nå ud til nye målgrupper, der er tiltrukket af Eurofounds arbejde i kraft af den nye anvendelse af multimedier parallelt med offentliggørelser og programmer for arrangementer, deriblandt superbrugere, indflydelsesrige bloggere og kommentatorer på det socioøkonomiske område.

Quantity or scope:

Behovene opstillet nedenfor udgør leverancerne:

1. rådgivning: levere årlige planer for op til 4 informationskampagner vedrørende markedsføring og oplysninger, med brug af passende markedsføringskanaler og multimediearbejde for et optimalt samarbejde med målgruppen, med det formål at videreudvikle Eurofounds pr-tilgang til sin overordnede kommunikationsstrategi. Desuden skal der leveres en halvårlig gennemgang af arbejdets omfang under denne kontrakt, der sammenligner og tilpasser projektets målsætninger med den aktuelle teknologiske udvikling og markedsudviklingen

2. design: levering og opdatering af Eurofounds overordnede designforlæg samt af pr-kampagner, der omfatter både digitale og trykte produkter samt relevante anvendelse af multimediemateriale. Sikring af, at materialer er egnede og brugbare på tværs af alle kanaler — fra trykte til online til sociale medier

3. multimedie: producere relevante multimedieresultater, der letter adgangen til Eurofounds forskningsresultater og -data segmenteret efter forskellige målgrupper og deres behov samt forskellige kommunikationskanaler

4. markedsføring: yde bistand i forbindelse med implementeringen og udførelsen af Eurofounds pr-planer og målretning mod relevante målgrupper i tæt samarbejde med forskningseksperter og kommunikationsteamet

5. analyser: tilvejebringelse af kvantitative og kvalitative brugsstatistikker på EU-plan og nationalt plan over aftalte indikatorer samt målgruppeanalyse med det formål at måle konsekvenser og investeringsafkast.

Duration: 48 months
Reference number: 140175-3311.
Place of performance
Main site or place of performance: i kontrahentens lokaler med møder på et udpeget og aftalt sted.

Legal, economic, financial and technical information
Conditions for participation
Suitability to pursue the professional activity: Se afsnit B af vedtægterne, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Economic and financial standing: Se afsnit B af vedtægterne, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Technical and professional ability: Se afsnit B af vedtægterne, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Contract execution
Deposits and guarantees required: Finder ikke anvendelse.
Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them: Se afsnit D af udkastet til rammekontrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded: Se afsnit B af vedtægterne, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Names and professional qualifications of the staff ✅

Procedure
Duration of the framework agreement in months: 48
Tender validity period: 150 days
Tender opening date: 2014-05-22 📅
Place of opening: Buddene åbnes hos Eurofund, lokale I&C.
Place: Buddene åbnes hos Eurofund, lokale I&C.
Information about authorised persons and opening procedure:

1 person, der repræsenterer tilbudsgiveren, kan deltage i åbningen. Deltagelse vil være begrænset til rollen som observatør. Deres tilstedeværelse ved åbningen af buddene bedes venligst meddelt Gabriella Gyori i forvejen.

Award criteria
Criterion: 1. A. kvaliteten af den metodologiske tilgang, der foreslås til udførelse af de påkrævede leverancer, herunder kvalitetssikringsforanstaltninger for kontraktforvaltning (20)
2. B. kvaliteten af multimedieprøver af de angivne leverancer (30)
3. C. kvaliteten af den metodologiske tilgang, der foreslås til at nå og identificere relevante målgrupper, inddrage og levere statistikker over og analyse af konsekvensindikatorer (30)
4. D. balancen og relevansen af sammensætningen af færdigheder for det foreslåede team (20)

Contracting authority
Contact
Contact point: Gabriella Gyori

Reference
Dates
Publication date: 2013-12-31 📅
Identifiers
Reference number attributed by the contracting authority: 140175-3311.
Notice number in the OJ S: 2013/S 252-441223
Additional information

Aktører med interesse i at deltage i udbudsproceduren skal downloade udbudsmaterialet som pakke direkte fra Eurofounds dertil indrettede internetside:

http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/current/index.htm

Tidsfrist for adgang til dokumenter: 5.5.2014.

Udbudsrunden er åben for alle fysiske og juridiske personer fra EU-medlemsstater og fra lande, som har indgået en særlig aftale med Den Europæiske Union på området for offentlige tjenesteydelser. Yderligere oplysninger fås ved at benytte følgende link:

http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/generalinfo.htm

Complementary information
Review body
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postal address: rue du Fort Niedergrünewald
Postal town: Luxembourg
Postal code: 2925
Country: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: cfi.registry@curia.europa.eu 📧
Phone: +352 4303-1 📞
Internet address: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Information about review deadlines:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning. En klage til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Source: OJS 2014/S 075-128858 (2014-04-04)

New procurements in related categories 🆕

Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security (>20 new procurements)

Market and economic research; polling and statistics (14)

Advertising and marketing services (8)

Marketing services (4)