Cleaning services for the premises of the European Union House in Dublin

European Commission, Directorate-General for Communication, Representation in Ireland

The main services required under this contract relate to the work of cleaning the premises in the European Union House in Dublin and removing waste material from them.

Deadline

The time limit for receipt of tenders was 2014-06-03. The procurement was published on 2014-03-28.

Suppliers

The following suppliers are mentioned in award decisions or other procurement documents:

• Grosvenor Cleaning Services

Who?

• European Commission, Directorate-General for Communication, Representation in Ireland

What?

Where?

• Éire/Ireland

Procurement history

Date	Document
2014-03-28	Contract notice
2015-02-03	Contract award notice

Contract notice (2014-03-28)
Object
Scope of the procurement
Title: Cleaning services for the premises of the European Union House in Dublin
Quantity or scope:

Den anslåede maksimale værdi, ekskl. moms, er 42 000 EUR for 1 år eller 210 000 EUR for 5 år.

Notice metadata
Original language: English 🗣️
Document type: Contract notice
Nature of contract: Services
Regulation: European Institution/Agency or International Organisation
Common procurement vocabulary (CPV)
Code: Cleaning services 📦

Procedure
Procedure type: Open procedure
Type of bid: Submission for all lots
Award criteria
The most economic tender

Contracting authority
Identity
Country: Ireland 🇮🇪
Awarding authority type: European Institution/Agency or International Organisation
Awarding authority name: Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Kommunikation, repræsentationen i Irland
Postal address: 18 Dawson Street
Postal town: Dublin 2
Contact
Internet address: http://ec.europa.eu/ireland/tenders_and_grants/index_en.htm 🌏
E-mail: comm-ie-tenders@ec.europa.eu 📧
Phone: +353 16341111 📞
Fax: +353 16341112 📠

Reference
Dates
Date dispatched: 2014-03-28 📅
Submission deadline: 2014-06-03 📅
Publication date: 2014-04-09 📅
Identifiers
Notice number: 2014/S 070-119676
OJ-S issue: 70
Additional information

Tilbudsgiverne opfordres til at downloade det fuldstændige udbudsmateriale fra internettet. Al dokumentation om dette udbud (opfordring til afgivelse af bud med alle bilag samt tro og love-erklæringen), inklusive al yderligere information, offentliggøres på følgende internetadresse: http://ec.europa.eu/ireland/tenders_and_grants/index_en.htm Tilbudsgivere opfordres til at kontrollere dette websted jævnligt, da yderligere oplysninger kan blive offentliggjort på ethvert tidspunkt i løbet af proceduren. Et obligatorisk besøg på stedet er fastsat til 12.5.2014 (9:30), lokal tid, på følgende adresse: Europahuset, 18 Dawson Street, Dublin 2, IRLAND. Enhver tilbudsgiver, der ikke deltager i det obligatoriske besøg på stedet, vil blive udelukket fra deltagelse i udbuddet. Kontrakten vil blive indgået for en indledende varighed af 1 år og kan forlænges stiltiende højst 4 gange, hver gang for en periode på 1 år. Kontraktens samlede varighed må ikke overstige 5 år. I henhold til artikel 134, stk. 1, litra f) og artikel 134, stk. 3 af Kommissionens delegerede forordning nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om regler for anvendelse af Europa-Parlamentet og Rådets forordning 966/2012 om de finansielle regler vedrørende EU's almindelige budget kan den ordregivende myndighed anvende et udbud efter forhandling i forbindelse med tildeling af nye tjenesteydelser, der består i en gentagelse af tjenester lignende dem, som den økonomiske aktør blev tildelt under den oprindelige kontrakt. Den procedure kan kun blive anvendt i løbet af de 3 år, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Object
Scope of the procurement
Short description:

De væsentligste tjenester, der kræves inden for rammerne af denne kontrakt, vedrører rengøring af lokaler i Europahuset i Dublin, herunder fjernelse af affaldsmaterialer.

Number of possible renewals: 4
Time frame for subsequent contracts: 12 months
Reference number: PO/2014-04-INF/DUB.
Place of performance
Main site or place of performance: Europahuset, 18 Dawson Street, Dublin 2, IRLAND.

Legal, economic, financial and technical information
Conditions for participation
Suitability to pursue the professional activity: Se punkt 11 og 12.1, litra a), i udbudsmaterialet.
Economic and financial standing: Se punkt 12.1, litra b), i udbudsmaterialet.
Technical and professional ability: Se punkt 12.1, litra c), i udbudsmaterialet.
Contract execution
Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:

Betaling for tjenesterne (den faste plan plus særlige, supplerende og ekstra tjenester) foretages hver måned på den måde, der er fastsat i kontraktudkastet, ved fremlæggelse af en korrekt faktura, der er udstedt i overensstemmelse med national lovgivning og med alle underbyggende dokumenter, der omtaler tjenesterne udført i løbet af den pågældende måned, navnlig den ordregivende myndigheds skriftlige anmodning om særlige, supplerende og/eller ekstra tjenester.

Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:

Bud kan afgives af sammenslutninger af tjenesteydere, som ikke er forpligtede til at antage en bestemt retlig form forud for tildeling af kontrakten. Hvis en sammenslutning får tildelt kontrakten, bliver den muligvis nødt til at antage en særlig, retlig form, hvis det er nødvendigt med henblik på kontraktens korrekte udførelse. Dog skal en sammenslutning af økonomiske aktører udpege 1 part som ansvarlig for modtagelse af behandling af betalinger på vegne af sammenslutningens medlemmer samt for forvaltning og koordinering af tjenesterne.

Names and professional qualifications of the staff ✅

Procedure
Tender validity period: 6 months
Tender opening date: 2014-06-10 📅
Place of opening: Europahuset, 18 Dawson Street, Dublin 2, IRLAND.
Place: Europahuset, 18 Dawson Street, Dublin 2, IRLAND.
Information about authorised persons and opening procedure:

repræsentanter for Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen og højst 2 repræsentanter pr. tilbudsgiver.

Contracting authority
Contact
Contact point: fr. Christine Liemans
Country: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@ec.europa.eu 📧

Reference
Dates
Start date: 2014-10-15 📅
End date: 2015-10-14 📅
Identifiers
Reference number attributed by the contracting authority: PO/2014-04-INF/DUB.
Additional information

Tilbudsgivere opfordres til at kontrollere dette websted jævnligt, da yderligere oplysninger kan blive offentliggjort på ethvert tidspunkt i løbet af proceduren.

Et obligatorisk besøg på stedet er fastsat til 12.5.2014 (9:30), lokal tid, på følgende adresse: Europahuset, 18 Dawson Street, Dublin 2, IRLAND.

Enhver tilbudsgiver, der ikke deltager i det obligatoriske besøg på stedet, vil blive udelukket fra deltagelse i udbuddet.

Kontrakten vil blive indgået for en indledende varighed af 1 år og kan forlænges stiltiende højst 4 gange, hver gang for en periode på 1 år. Kontraktens samlede varighed må ikke overstige 5 år.

I henhold til artikel 134, stk. 1, litra f) og artikel 134, stk. 3 af Kommissionens delegerede forordning nr. 1268/2012 af 29.10.2012 om regler for anvendelse af Europa-Parlamentet og Rådets forordning 966/2012 om de finansielle regler vedrørende EU's almindelige budget kan den ordregivende myndighed anvende et udbud efter forhandling i forbindelse med tildeling af nye tjenesteydelser, der består i en gentagelse af tjenester lignende dem, som den økonomiske aktør blev tildelt under den oprindelige kontrakt. Den procedure kan kun blive anvendt i løbet af de 3 år, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Complementary information
Review body
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postal address: rue du Fort Niedergrünewald
Postal town: Luxembourg
Postal code: 2925
Country: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: generalcourt.registry@ec.europa.eu 📧
Phone: +352 4303-1 📞
Internet address: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Information about review deadlines:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning. En klage til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Service from which information about the review procedure may be obtained
Same as: Review body
Source: OJS 2014/S 070-119676 (2014-03-28)

Contract award notice (2015-02-03)
Object
Scope of the procurement
Total value of the procurement: 181 477,60 💰
Notice metadata
Document type: Contract award notice

Procedure
Type of bid: Not applicable

Reference
Dates
Date dispatched: 2015-02-03 📅
Publication date: 2015-02-13 📅
Identifiers
Notice number: 2015/S 031-051282
Refers to notice: 2014/S 70-119676
OJ-S issue: 31

Procedure
Award criteria
Criterion: 1. Kvalitet af den detaljerede beskrivelse af, hvordan tilbudsgiveren agter at udføre opgaverne omfattet af kontrakten, i overensstemmelse med alle kravene i udbudsmaterialet, herunder antal rengøringsmedarbejdere, der er inddraget i at udføre kontrakten effektivt og uden afbrydelse i løbet af kontraktperioden (40)
2. Kvalitet af kontrahentens kontrolmekanisme mht. denne tjeneste, med henblik på at sikre en tjeneste af høj kvalitet i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet (40)
3. Kvalitet af de rengøringsmidler, som anvendes af kontrahenten til daglig rengøring, med henblik på at sikre en tjeneste af høj kvalitet i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet, herunder kvalitet af forbrugsartikler (20)

Award of contract
Date of contract conclusion: 2014-09-18 📅
Name: Grosvenor Cleaning Services
Postal address: 64 Heather Road, Sandyford Industrial Estate
Postal town: Dublin 18
Country: Ireland 🇮🇪
Information about tenders
Number of tenders received: 3

Contracting authority
Contact
E-mail: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧

Complementary information
Review body
: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Source: OJS 2015/S 031-051282 (2015-02-03)

New procurements in related categories 🆕

Sewage, refuse, cleaning and environmental services (>20 new procurements)

Cleaning and sanitation services (3)

Cleaning services (3)