SANCO/2013/F7/014 — Performance of audit and inspection services for the European Commission at its premises at Grange, Dunsany, County Meath

European Commission, Directorate-General for Health and Consumers, Food and Veterinary Office

The European Commission proposes to issue a contract relating to the audit and inspection of the provision and management of 5 of its main logistical services (facilities management, cleaning, catering, crèche/after school and security) operated by 4 external contractors.

Deadline

The time limit for receipt of tenders was 2013-08-30. The procurement was published on 2013-07-24.

Who?

• European Commission, Directorate-General for Health and Consumers, Food and Veterinary Office

What?

• Accounting and auditing services › Auditing services

Where?

• Mid-East

Procurement history

Date	Document
2013-07-24	Contract notice
2014-06-16	Additional information

Contract notice (2013-07-24)
Object
Scope of the procurement
Title: SANCO/2013/F7/014 — Performance of audit and inspection services for the European Commission at its premises at Grange, Dunsany, County Meath
Quantity or scope:

Europa-Kommissionen foreslår at udfærdige en kontrakt vedrørende revision af og tilsyn med levering og forvaltning af 5 af dens væsentligste logistiktjenester (forvaltning af faciliteter, rengøring, catering, vuggestue/fritidshjem og sikkerhed), der drives af 4 eksterne kontrahenter.Aktivitet 1 — kvalitative revisioner af og tilsyn med sikkerheden vedrørende de tekniske faciliteter — kontrakten for forvaltning af faciliteter + sikkerhedskontrakt:halvårligt (2 rapporter pr. kontraktår)årligt (2 rapporter pr. kontraktår).Aktivitet 2 — revision af sundhed og af analyser af reststoffer i føde- og drikkevarer — cateringkontrakt:halvårligt (4 rapporter pr. kontraktår)årligt (1 rapport pr. kontraktår).Aktivitet 3 — revision af driften — alle 5 kontrakter:halvårligt (2 rapporter pr. kontraktår)årligt (1 rapport pr. kontraktår).120 000

Total value of the procurement: 120 000 💰
Notice metadata
Original language: English 🗣️
Document type: Contract notice
Nature of contract: Services
Regulation: European Institution/Agency or International Organisation
Common procurement vocabulary (CPV)
Code: Auditing services 📦

Procedure
Procedure type: Restricted procedure
Type of bid: Submission for all lots
Award criteria
Lowest price

Contracting authority
Identity
Country: Ireland 🇮🇪
Awarding authority type: European Institution/Agency or International Organisation
Awarding authority name: Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Sundhed og Forbrugere, Levnedsmiddel- og Veterinærkontoret
Postal address: Grange, Dunsany
Postal town: Trim, County Meath
Contact
Internet address: http://ec.europa.eu/comm/dgs/health_consumer/ 🌏
E-mail: sanco-irl-cft@ec.europa.eu 📧
Phone: +353 469061774 📞
Fax: +353 469061705 📠

Reference
Dates
Date dispatched: 2013-07-24 📅
Submission deadline: 2013-08-30 📅
Publication date: 2013-08-03 📅
Identifiers
Notice number: 2013/S 150-260086
OJ-S issue: 150
Additional information

1) Interesserede parters opmærksomhed henledes på formålet med denne bekendtgørelse, dvs. udvælgelsen af ansøgere, der vil modtage udbudsmaterialet, og som vil blive opfordret til at afgive bud. Proceduren er inddelt i 2 separate faser. I den første fase vil anmodninger om deltagelse indgivet i forbindelse med denne procedure blive gennemgået af en udvælgelseskomite på grundlag af de kriterier, der er anført i punkt III.2 »Betingelser for deltagelse«. I fase 2 vil alle ansøgere, der opfylder de anførte mindstekrav, blive opført på en prækvalifikationsliste og efterfølgende opfordret til at afgive bud. Ansøgere, der ikke opnår forhåndsudvælgelse efter fase 1, vil blive underrettet om årsagerne til deres udelukkelse fra proceduren. 2) NB: Interesserede parter skal ved afgivelse af anmodningen om deltagelse nøje overholde betingelserne i punkt III.2. 3) Interesserede parter anmodes om at afholde sig fra at anmode om yderligere oplysninger i denne fase.

Object
Scope of the procurement
Short description:

Quantity or scope:

Aktivitet 1 — kvalitative revisioner af og tilsyn med sikkerheden vedrørende de tekniske faciliteter — kontrakten for forvaltning af faciliteter + sikkerhedskontrakt:

halvårligt (2 rapporter pr. kontraktår)

årligt (2 rapporter pr. kontraktår).

Aktivitet 2 — revision af sundhed og af analyser af reststoffer i føde- og drikkevarer — cateringkontrakt:

halvårligt (4 rapporter pr. kontraktår)

årligt (1 rapport pr. kontraktår).

Aktivitet 3 — revision af driften — alle 5 kontrakter:

Number of possible renewals: 3
Duration: 48 months
Reference number: SANCO/2013/F7/014.
Place of performance
Main site or place of performance:

Tjenesterne skal leveres til Europa-Kommissionen i Grange, Dunsany, County Meath, Irland, ca. 45 km nordvest for Dublin, ca. 8 km fra Trim og 25 km fra Navan.

Legal, economic, financial and technical information
Conditions for participation
Suitability to pursue the professional activity:

1. Ansøgeres anmodning om deltagelse skal være vedlagt en højtidelig erklæring, der er behørigt underskrevet og dateret, om, at de ikke befinder sig i nogen af de nedenstående situationer, der ville diskvalificere dem fra at deltage i en kontrakt.

Sammenslutninger skal levere en separat deklaration for hver deltager.

Ansøgere vil blive udelukket fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis:

a) de er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, har indstillet deres erhvervsvirksomhed, er begæret taget under en af disse behandlinger eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning

b) de ved en retskraftig dom er blevet dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om deres faglige hæderlighed

c) de i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som den ordregivende myndighed bevisligt har konstateret, herunder i kraft af afgørelser fra Den Europæiske Investeringsbank og internationale organisationer

d) de ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og betaling af skatter i overensstemmelse med retsforskrifterne i det land, hvor de er etableret, eller den ordregivende myndigheds land eller det land, hvor kontrakten skal udføres

e) de ved en retskraftig dom er blevet dømt for bedrageri, korruption, involvering i en kriminel organisation eller andre ulovlige aktiviteter, der kunne skade Unionens finansielle interesser

f) de for indeværende er pålagt en administrativ sanktion for at have givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som kræves af den ordregivende myndighed som betingelse for deltagelse i udbudsproceduren, eller har undladt at afgive disse oplysninger, eller har gjort sig skyldig i alvorligt brud på kontrakter omfattet af EU's budget.

Litra a) til d) i det første underafsnit vil ikke finde anvendelse i tilfælde, hvor der er tale om leverancer på særligt favorable vilkår, fra en leverandør, der er under endegyldig tvangsakkord, eller fra modtagere eller likvidatorer i forbindelse med likvidering, via overenskomst med kreditorer eller gennem en tilsvarende procedure under national lovgivning.

Ansøgere skal attestere, at de ikke befinder sig i nogen af ovennævnte situationer, ved udfyldelse af skemaet i bilag V: »Attestering vedrørende udelukkelseskriterier«.

Den valgte tilbudsgiver skal ligeledes dokumentere, at vedkommende ikke befinder sig i nogen af situationerne beskrevet i punkt a), b), d) og e) ovenfor, inden for den tidsfrist, som den ordregivende myndighed har fastsat. Beviserne skal fremlægges på 1 af de måder, der er beskrevet nedenfor:

2. Dokumentation:

a) Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren, som kontrakten tildeles, ikke befinder sig i nogen af situationerne beskrevet ovenfor i punkt 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller, hvis dette ikke er muligt, et tilsvarende dokument af nyere dato udstedt af en retlig eller administrativ myndighed i herkomst- eller oprindelseslandet, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Hvis tilbudsgiveren er en juridisk person og den nationale lovgivning i det land, hvor vedkommende er etableret, ikke forudser udstedelse af sådanne dokumenter for juridiske personer, skal dokumenterne leveres for fysiske personer, såsom virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere ansøgeren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

b) Den ordregivende myndighed vil som tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren ikke befinder sig i situationen anført i litra d) ovenfor, godkende fremlæggelse af en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat. Disse dokumenter skal levere beviser, der dækker samtlige skatter og bidrag til sociale sikringsordninger, som ansøgeren er pligtig til at betale, inklusive for eksempel moms, indkomstskat (kun for fysiske personer), beskatning af virksomheder (kun for juridiske personer) og bidrag til sociale sikringsordninger.

For enhver af situationerne i punkt 1, litra a), b), d) eller e), hvor et af de dokumenter, der er beskrevet i punkt 2, litra a) og b), ovenfor, ikke udstedes af det pågældende land, kan det erstattes af en erklæring afgivet under ed eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives over for en retslig eller administrativ myndighed, en notar eller en kompetent faglig organisation i herkomst- eller oprindelseslandet.

c) Afhængigt af den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren er etableret, vedrører de dokumenter, der nævnes ovenfor, juridiske og/eller fysiske personer, herunder eventuelt, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere ansøgeren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

3. Kontrakter vil ikke blive tildelt ansøgere, som i løbet af udbudsproceduren:

a) befinder sig i en interessekonflikt

b) svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som kræves af den ordregivende myndighed som betingelse for deltagelse i udbudsproceduren, eller har undladt at give disse oplysninger

c) befinder sig i nogen af de udelukkelsessituationer, der er anført ovenfor, gældende for denne udbudsprocedure.

Ansøgere skal attestere, at de ikke befinder sig i nogen af situationerne i litra a), ved udfyldelse af skemaet i bilaget »Attestering vedrørende udelukkelseskriterier«.

4. Indgivelse af ansøgninger:

Anmodninger om deltagelse skal sendes pr. post senest inden for den tidsfrist, der er anført i punkt IV.3.4 i denne udbudsbekendtgørelse.

Anmodninger om at deltage skal sendes i en dobbelt kuvert. Begge kuverter skal lukkes, og den inderste skal påføres både navnet på afdelingen, den er adresseret til (se punkt I.1) samt følgende: »SANCO/2013/F7/014 Performance of Audits and Inspections services — Request to Participate (ansøgerens navn) — Not to be opened by the postal service«. Selvlukkende kuverter skal lukkes med tape, og afsenderen skal påføre sin underskrift hen over denne tape.

Ansøgerne kan vælge at sende deres ansøgninger om deltagelse enten pr.:

a) anbefalet brev til den officielle adresse i punkt I.1 i denne bekendtgørelse. I det tilfælde vil dato for afsendelse fremgå af poststemplet

b) eller ved aflevering (personligt eller ved en repræsentant for ansøgeren eller pr. kurer) på adressen anført i punkt I.1. Tjenesten er åben mandag til torsdag fra 8:30 til 17:00 og fredag fra 8:30 til 16:00. Der er lukket i weekender og på Europa-Kommissionens fridage/helligdage. For leveringer med kurer vil den gyldige afsendelsesdato være datoen på kurerens følgeseddel. Vedrørende leveringer, der sker personligt eller via en hvilken som helst af ansøgerens repræsentanter, vil leveringen i dette tilfælde blive bekræftet ved udstedelsen af en dateret kvittering, underskrevet af en tjenestemand i den afdeling, der er anført i punkt I.1.

5. Ansøgeroplysninger:

Ansøgeren skal:

— oplyse referencen »SANCO/2013/F7/014 — Performance of Audits and Inspections services« i deres anmodning om at deltage

— vedlægge de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i punkt III.2.1 til III.2.3

— vedlægge identifikationsoplysninger, som følger: navn, retlig status, nationalitet, adresse, telefon- og faxnummer, kontaktperson samt dennes e-mailadresse, momsregistreringsnummer, officielt registreringsnummer (i givet fald) og bankoplysninger.

Retlig situation — krævet dokumentation: navn på det land, i hvilket ansøgerne har deres hovedkontor eller hjemsted, inkl. dokumentation herfor i henhold til lovgivningen i deres etableringsland.

Economic and financial standing:

Se venligst dokumentet omhandlende udvælgelseskriterier, der er offentliggjort på webstedet anført i punkt I.1.

Minimum level(s) of standards:

Se venligst dokumentet omhandlende udvælgelseskriterier, der er offentliggjort på webstedet anført i punkt I.1.

Technical and professional ability:

Se venligst dokumentet omhandlende udvælgelseskriterier, der er offentliggjort på webstedet anført i punkt I.1.

Contract execution
Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:

Vil blive anført i udbudsmaterialet, der vil blive offentliggjort på linket angivet i afsnit I.1 i denne bekendtgørelse.

Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:

Bud kan afgives af sammenslutninger af tjenesteydere/leverandører, som ikke er forpligtede til at antage en bestemt retlig form forud for tildelingen af kontrakten, men som kan blive anmodet herom efter tildelingen, hvis denne fremgangsmåde er nødvendig for, at kontrakten kan udføres på tilfredsstillende vis. Dog skal sammenslutninger af virksomheder udpege 1 part som ansvarlig for modtagelse og bearbejdning af betalinger på vegne af sammenslutningens medlemmer samt for forvaltning af administrationen af tjenesterne og for koordinering. Dokumenterne anført i de følgende punkter vedrørende hhv. udelukkelseskriterier og dokumentation og udvælgelseskriterier skal fremlægges af hver deltager i sammenslutningen. Hver deltager i sammenslutningen påtager sig solidarisk hæftelse over for Europa-Kommissionen.

Names and professional qualifications of the staff ✅

Contracting authority
Contact
Contact point: H. Latino
URL for documents: http://ec.europa.eu/dgs/health_consumer/funding/audits-inspections-services_en.htm 🌏

Reference
Identifiers
Reference number attributed by the contracting authority: SANCO/2013/F7/014.
Additional information

Ansøgere, der ikke opnår forhåndsudvælgelse efter fase 1, vil blive underrettet om årsagerne til deres udelukkelse fra proceduren.

2) NB: Interesserede parter skal ved afgivelse af anmodningen om deltagelse nøje overholde betingelserne i punkt III.2.

3) Interesserede parter anmodes om at afholde sig fra at anmode om yderligere oplysninger i denne fase.

Complementary information
Review body
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postal address: rue du Fort Niedergrünewald
Postal town: Luxembourg
Postal code: 2925
Country: Luxembourg 🇱🇺
Phone: +352 4303-1 📞
Internet address: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Information about review deadlines:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning.

Source: OJS 2013/S 150-260086 (2013-07-24)

Additional information (2014-06-16)
Object
Notice metadata
Document type: Additional information

Reference
Dates
Date dispatched: 2014-06-16 📅
Submission deadline: 2014-07-06 📅
Publication date: 2014-06-21 📅
Identifiers
Notice number: 2014/S 118-208550
Refers to notice: 2013/S 150-260086
OJ-S issue: 118
Source: OJS 2014/S 118-208550 (2014-06-16)

New procurements in related categories 🆕

Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security (>20 new procurements)

Accounting, auditing and fiscal services (4)

Accounting and auditing services (3)

Auditing services (3)