Provision of services/supplies for corporate promotion: printing of promotional materials, design and delivery of exhibition hardware/conference structures, supply of corporate gifts

Eurofound — European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions

As an integral part of its communication activities, Eurofound regularly runs PR initiatives and organises, exhibits and attends conferences, seminars, workshops and other information events.
In support of these activities, Eurofound requires services for the provision of printed materials, exhibition hardware and associated soft furnishings (banners, wall hangings, table covers, etc.) and promotional goods.
— Lot 1: provision of corporate exhibition hardware (including design) for use at different types of events.
— Lot 2: provision of hired structures customised for use at certain events.
— Lot 3: provision of branded promotional goods to be used as gifts for target audiences.
— Lot 4: provision of printed promotional materials to support campaign and other agreed PR initiatives.

Deadline

The time limit for receipt of tenders was 2012-07-30. The procurement was published on 2012-06-11.

Who?

• Eurofound — European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions

What?

• Exhibition equipment › Exhibition stands
• Printed matter and related products › Printed books, brochures and leaflets
• Printing and related services › Printing services

Where?

• Dublin

Procurement history

Date	Document
2012-06-11	Contract notice

Contract notice (2012-06-11)
Object
Scope of the procurement
Title: provision of services/supplies for corporate promotion: printing of promotional materials, design and delivery of exhibition hardware/conference structures, supply of corporate gifts
Quantity or scope:

Parti 1: levering af institutionelt udstillingsudstyr (inklusive design) til brug ved forskellige typer af arrangementer.Kontrahenten skal levere en modulopbygget suite af udstillingsudstyr, der kan opfylde behovene ved forskellige lejligheder og omstændigheder, som anført nedenfor: — permanente udstillinger i Eurofounds kontorer i Dublin og Bruxelles— små og mellemstore udstillinger uden for Eurofounds lokaler— markedsføringsmuligheder, der er egnede til Eurofounds egne arrangementer og til Eurofounds deltagelse i udstillinger arrangeret af tredjemand.Parti 1 — højst 40 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 10 000 EUR).Parti 2: levering af lejet udstyr, der er kundetilpasset til bestemte arrangementer.Kontrahenten skal levere (lease, leje, låne mv.) opbygninger til kundetilpassede engangsarrangementer, der opfylder behovene og omstændighederne anført nedenfor. Nogle af udstyrets elementer kan købes af Eurofound, mens andre elementer, såsom rammer, skærme og andre elektroniske dele, forbliver kontrahentens ejendom: — store ikke-permanente udstillinger, hvor Eurofounds mindre udstillingsstande ikke er tilstrækkelige— engangsarrangementer, der er udformet til at fremme et bestemt budskab/image, men hvor udstyret ikke skal bruges igen— arrangementer, hvor der anvendes meget elektronik, hvor der skal bruges 2 eller flere forevisningsskærme som en integreret del af Eurofounds udstillingsområde.Parti 2 — højst 48 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 12 000 EUR).Parti 3: levering af branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper.Kontrahenten skal levere en række af institutionens branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper. Disse artikler, der på passende måde skal vise Eurofound-brandet i form af logo og være egnede for en almennyttig organisation, vil hovedsageligt være opdelt i 2 kategorier:— gaver af lavere værdi til konferencer og pr-arrangementer og enkeltpersoner (under 5 EUR) — institutionelle gaver i den dyrere ende af pr-spektret (under 30 EUR).Parti 3 — højst 40 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 10 000 EUR).Parti 4: levering af trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagner og andre aftalte pr-initiativer.Kontrahenten skal levere en række trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagneaktiviteter eller andre aftalte pr-initiativer. Disse trykte materialer kan omfatte brochurer, pjecer, foldere med Eurofounds brand (logo), cd'er, faktablade, plakater, postkort, kort over arrangementer mv.Parti 4 — højst 32 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 8 000 EUR).160 000

Quantity or scope

Total value of the procurement: 160 000 💰
Notice metadata
Original language: English 🗣️
Document type: Contract notice
Nature of contract: Services
Regulation: European Institution/Agency or International Organisation
Common procurement vocabulary (CPV)
Code: Printed books, brochures and leaflets 📦

Procedure
Procedure type: Open procedure
Type of bid: Submission for one or more lots
Award criteria
The most economic tender

Contracting authority
Identity
Country: Ireland 🇮🇪
Awarding authority type: European Institution/Agency or International Organisation
Awarding authority name: Eurofound — Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene
Postal address: Wyattville Road, Loughlinstown
Postal town: Dublin 18
Contact
Internet address: http://www.eurofound.europa.eu 🌏
E-mail: osutenders@eurofound.europa.eu 📧
Phone: +353 12043100 📞
Fax: +353 12826456 📠

Reference
Dates
Date dispatched: 2012-06-11 📅
Submission deadline: 2012-07-30 📅
Publication date: 2012-06-21 📅
Identifiers
Notice number: 2012/S 117-192781
OJ-S issue: 117
Additional information

Deltagelse i udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der falder ind under traktaternes rammer, og for alle fysiske eller juridiske personer i et tredjeland, der har en særaftale med Den Europæiske Union inden for området for offentlige indkøb, i henhold til de betingelser, der er fastsat i denne aftale. Yderligere oplysninger fås ved at benytte følgende link: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/generalinfo.htm Betingelser for deltagelse: Parter, der er interesserede i at deltage i udbudsproceduren, kan få adgang til udbudsinformationspakken via internettet: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/current/index.htm Udbudsmaterialet kan også fås direkte ved Eurofound. Frist for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller om adgang til dokumenter: 23.7.2012 (17:00). Anmodninger, der skal angive, hvorledes informationsmaterialet skal sendes, dvs. i elektronisk form eller i trykt form, skal rettes skriftligt til fr. Lidia Jankowska enten pr. brev, fax (+353 12826456) eller e-mail (osutenders@eurofound.europa.eu) med angivelse af fuldstændige kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon, fax, e-mail) for den person/det institut, der fremsætter anmodningen. Afgivelse af bud: Bud skal indsendes i 3 eksemplarer (1 mærket »Original« — ikke indbundet/ikke hæftet — og 2 kopier) i en lukket kuvert, som er anbragt i endnu en lukket kuvert. Den inderste kuvert skal mærkes »Invitation to tender No 2012/0362/2663. For the attention of: Lidia Jankowska. Tender from: (tilbudsgiverens navn). Not to be opened by the mail service. To be opened by the Opening Committee only«. Bemærk: Bruges der selvklæbende kuverter, skal disse lukkes med tape, og afsenderen skal påføre sin underskrift hen over denne tape. Bud afgivet pr. fax eller e-mail accepteres ikke og vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgivere anmodes om ikke at benytte plastomslag eller plastrygge, hæfteklammer mv. og ikke vedlægge unødige mængder papir.

Additional information

Deltagelse i udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der falder ind under traktaternes rammer, og for alle fysiske eller juridiske personer i et tredjeland, der har en særaftale med Den Europæiske Union inden for området for offentlige indkøb, i henhold til de betingelser, der er fastsat i denne aftale. Yderligere oplysninger fås ved at benytte følgende link: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/generalinfo.htm

Betingelser for deltagelse: Parter, der er interesserede i at deltage i udbudsproceduren, kan få adgang til udbudsinformationspakken via internettet: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/current/index.htm

Udbudsmaterialet kan også fås direkte ved Eurofound.

Frist for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller om adgang til dokumenter: 23.7.2012 (17:00).

Anmodninger, der skal angive, hvorledes informationsmaterialet skal sendes, dvs. i elektronisk form eller i trykt form, skal rettes skriftligt til fr. Lidia Jankowska enten pr. brev, fax (+353 12826456) eller e-mail (osutenders@eurofound.europa.eu) med angivelse af fuldstændige kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon, fax, e-mail) for den person/det institut, der fremsætter anmodningen.

Afgivelse af bud: Bud skal indsendes i 3 eksemplarer (1 mærket »Original« — ikke indbundet/ikke hæftet — og 2 kopier) i en lukket kuvert, som er anbragt i endnu en lukket kuvert. Den inderste kuvert skal mærkes »Invitation to tender No 2012/0362/2663. For the attention of: Lidia Jankowska. Tender from: (tilbudsgiverens navn). Not to be opened by the mail service. To be opened by the Opening Committee only«.

Bemærk: Bruges der selvklæbende kuverter, skal disse lukkes med tape, og afsenderen skal påføre sin underskrift hen over denne tape. Bud afgivet pr. fax eller e-mail accepteres ikke og vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbudsgivere anmodes om ikke at benytte plastomslag eller plastrygge, hæfteklammer mv. og ikke vedlægge unødige mængder papir.

Object
Scope of the procurement
Short description:

Som en integrereret del af sine kommunikationsaktiviteter gennemfører Eurofound jævnligt pr-initiativer og tilrettelægger, udstiller og deltager i konferencer, seminarer, workshopper og andre informationsarrangementer.

Til støtte for disse aktiviteter har Eurofound behov for tjenesteydelser, såsom levering af trykte materialer, udstillingsudstyr og tilhørende bløde udstyrsdele (bannere, vægdekorationer, bordduge) og markedsføringsartikler.

— Parti 1: levering af institutionelt udstillingsudstyr (inklusive design) til brug ved forskellige typer af arrangementer.

— Parti 2: levering af lejet udstyr, der er kundetilpasset til bestemte arrangementer.

— Parti 3: levering af branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper.

— Parti 4: levering af trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagner og andre aftalte pr-initiativer.

Lot number: 1
Title of the lot: Levering af institutionelt udstillingsudstyr (inklusive design) til brug ved forskellige typer af arrangementer
Short description:

Kontrahenten skal levere en modulopbygget suite af udstillingsudstyr, der kan opfylde behovene ved forskellige lejligheder og omstændigheder, som anført…

… nedenfor: — permanente udstillinger i Eurofounds kontorer i Dublin og Bruxelles— små og mellemstore udstillinger uden for Eurofounds lokaler— markedsføringsmuligheder, der er egnede til Eurofounds egne arrangementer og til Eurofounds deltagelse i udstillinger arrangeret af tredjemand.

… nedenfor:

— permanente udstillinger i Eurofounds kontorer i Dublin og Bruxelles

— små og mellemstore udstillinger uden for Eurofounds lokaler

— markedsføringsmuligheder, der er egnede til Eurofounds egne arrangementer og til Eurofounds deltagelse i udstillinger arrangeret af tredjemand.

Quantity or scope: Parti 1 — højst 40 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år:10 000 EUR).
Duration: 48 months
Lot number: 2
Title of the lot: Levering af lejet udstyr, der er kundetilpasset til bestemte arrangementer
Short description:

Kontrahenten skal levere (lease, leje, låne mv.) opbygninger til kundetilpassede engangsarrangementer, der opfylder behovene og omstændighederne anført nedenfor. Nogle af udstyrets elementer kan købes af Eurofound, mens andre elementer, såsom rammer, skærme og andre elektroniske dele, forbliver kontrahentens…

… ejendom: — store ikke-permanente udstillinger, hvor Eurofounds mindre udstillingsstande ikke er tilstrækkelige— engangsarrangementer, der er udformet til at fremme et bestemt budskab/image, men hvor udstyret ikke skal bruges igen— arrangementer, hvor der anvendes meget elektronik, hvor der skal bruges 2 eller flere forevisningsskærme som en integreret del af Eurofounds udstillingsområde.

… ejendom:

— store ikke-permanente udstillinger, hvor Eurofounds mindre udstillingsstande ikke er tilstrækkelige

— engangsarrangementer, der er udformet til at fremme et bestemt budskab/image, men hvor udstyret ikke skal bruges igen

— arrangementer, hvor der anvendes meget elektronik, hvor der skal bruges 2 eller flere forevisningsskærme som en integreret del af Eurofounds udstillingsområde.

Quantity or scope: Parti 2 — højst 48 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 12 000 EUR).
Lot number: 3
Title of the lot: Levering af branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper
Short description:

Kontrahenten skal levere en række af institutionens branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper. Disse artikler, der på passende måde skal vise Eurofound-brandet i form af logo og være egnede for en almennyttig organisation, vil hovedsageligt være opdelt i 2…

… kategorier:— gaver af lavere værdi til konferencer og pr-arrangementer og enkeltpersoner (under 5 EUR)— institutionelle gaver i den dyrere ende af pr-spektret (under 30 EUR).

… kategorier:

— gaver af lavere værdi til konferencer og pr-arrangementer og enkeltpersoner (under 5 EUR)

— institutionelle gaver i den dyrere ende af pr-spektret (under 30 EUR).

Quantity or scope: Parti 3 — højst 40 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 10 000 EUR).
Lot number: 4
Title of the lot: Levering af trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagner og andre aftalte pr-initiativer
Short description:

Kontrahenten skal levere en række trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagneaktiviteter eller andre aftalte pr-initiativer. Disse trykte materialer kan omfatte brochurer, pjecer, foldere med Eurofounds brand (logo), cd'er, faktablade, plakater, postkort, kort over arrangementer mv.

Quantity or scope: Parti 4 — højst 32 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 8 000 EUR).
Variants will be accepted ✅
Quantity or scope:

Parti 1: levering af institutionelt udstillingsudstyr (inklusive design) til brug ved forskellige typer af arrangementer.

Kontrahenten skal levere en modulopbygget suite af udstillingsudstyr, der kan opfylde behovene ved forskellige lejligheder og omstændigheder, som anført nedenfor:

— permanente udstillinger i Eurofounds kontorer i Dublin og Bruxelles

— små og mellemstore udstillinger uden for Eurofounds lokaler

— markedsføringsmuligheder, der er egnede til Eurofounds egne arrangementer og til Eurofounds deltagelse i udstillinger arrangeret af tredjemand.

Parti 1 — højst 40 000 EUR for en periode på 48 måneder (anslået pr. år: 10 000 EUR).

Parti 2: levering af lejet udstyr, der er kundetilpasset til bestemte arrangementer.

— store ikke-permanente udstillinger, hvor Eurofounds mindre udstillingsstande ikke er tilstrækkelige

— engangsarrangementer, der er udformet til at fremme et bestemt budskab/image, men hvor udstyret ikke skal bruges igen

— arrangementer, hvor der anvendes meget elektronik, hvor der skal bruges 2 eller flere forevisningsskærme som en integreret del af Eurofounds udstillingsområde.

Parti 3: levering af branding-artikler, der skal bruges som pr-gaver til bestemte målgrupper.

— gaver af lavere værdi til konferencer og pr-arrangementer og enkeltpersoner (under 5 EUR)

— institutionelle gaver i den dyrere ende af pr-spektret (under 30 EUR).

Parti 4: levering af trykte markedsføringsmaterialer til støtte for kampagner og andre aftalte pr-initiativer.

Reference number: 2012/0362/2663.
Place of performance
Main site or place of performance:

Uden for Eurofounds lokaler på et sted, der aftales mellem kontrahenten og Eurofound.

Legal, economic, financial and technical information
Conditions for participation
Suitability to pursue the professional activity:

Tilbudsgivere bedes udfylde skemaet for juridiske enheder, der vedlagt del D.9 i standardsvarskemaet, som er vedlagt udbudsmaterialet, og fremlægge de dokumenter, der kræves heri.

Economic and financial standing:

Dokumentation for virksomhedens finansielle og økonomiske situation skal fremlægges i form af følgende:

a) en erklæring fra tilbudsgiverens bank, der viser god finansiel kapacitet for førnævnte virksomhed, eller bevis for faglig ansvarsforsikring

b) balancer eller sammendrag heraf for mindst de seneste 3 regnskabsår, for hvilke regnskabet er afsluttet, hvis offentliggørelse af balancer er pligtig i henhold til selskabslovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Hvis virksomheden har været i drift i mindre end 3 år, skal følgende dokumenter fremlægges:

— balancer eller uddrag for den periode, i hvilken virksomheden har været i drift

— erklæringer om samlet omsætning og omsætning vedrørende tilvejebringelse af lignende tjenester, der er udført i løbet af de seneste 3 år.

Technical and professional ability:

a) en liste over referencer fra og eksempler (dvs. design og grafisk arbejde) på arbejde af nyere dato i forbindelse med institutionel markedsføring, der ligner kravene i de forskellige partier omfattet af denne kontrakt: mindst 3

b) en omfattende beskrivelse af organisationsstrukturen, der skal godtgøre:

— tilstrækkeligt personale (inklusive afløsere) til at udføre tjenesteydelserne i hele kontraktperioden, teknisk kapacitet til at gennemføre tjenesteydelserne, idet der fremlægges en detaljeret beskrivelse af den logistiske infrastruktur og det udstyr, der er til rådighed for leveringen af ovennævnte tjenesteydelser

c) et katalog eller en brochure, der viser viften af branding-artikler, som tilbudsgiveren kan tilbyde.

Contract execution
Deposits and guarantees required:

Eurofound kræver ikke en præfinansieringsgaranti fra kontrahenten i forbindelse med denne udbudsprocedure.

Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them: Se venligst udkastet til tjenesteydelseskontrakten i del E i udbudsmaterialet.
Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded: Jf. venligst del D.9 i standardsvarskemaet, der er vedlagt udbudsmaterialet.
Names and professional qualifications of the staff ✅

Procedure
Duration of the framework agreement in months: 48
Tender validity period: 9 days
Tender opening date: 2012-08-07 📅
Place of opening: Buddene vil blive åbnet i mødelokalet i biblioteket hos Eurofound.
Information about authorised persons and opening procedure:

1 person, der repræsenterer tilbudsgiveren, kan deltage i åbningen. Deltagelse vil være begrænset til rollen som observatør. Deres tilstedeværelse ved åbningen af buddene bedes venligst meddelt i forvejen til fr. Lidia Jankowska.

Languages
Other languages: Bemærk venligst, at Eurofounds arbejdssprog er engelsk.

Contracting authority
Contact
Contact point: Lidia Jankowska

Reference
Identifiers
Reference number attributed by the contracting authority: 2012/0362/2663.
Additional information

Betingelser for deltagelse: Parter, der er interesserede i at deltage i udbudsproceduren, kan få adgang til udbudsinformationspakken via internettet: http://www.eurofound.europa.eu/about/procurement/current/index.htm

Udbudsmaterialet kan også fås direkte ved Eurofound.

Frist for modtagelse af anmodninger om dokumenter eller om adgang til dokumenter: 23.7.2012 (17:00).

Anmodninger, der skal angive, hvorledes informationsmaterialet skal sendes, dvs. i elektronisk form eller i trykt form, skal rettes skriftligt til fr. Lidia Jankowska enten pr. brev, fax (+353 12826456) eller e-mail (osutenders@eurofound.europa.eu) med angivelse af fuldstændige kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon, fax, e-mail) for den person/det institut, der fremsætter anmodningen.

Afgivelse af bud: Bud skal indsendes i 3 eksemplarer (1 mærket »Original« — ikke indbundet/ikke hæftet — og 2 kopier) i en lukket kuvert, som er anbragt i endnu en lukket kuvert. Den inderste kuvert skal mærkes »Invitation to tender No 2012/0362/2663. For the attention of: Lidia Jankowska. Tender from: (tilbudsgiverens navn). Not to be opened by the mail service. To be opened by the Opening Committee only«.

Bemærk: Bruges der selvklæbende kuverter, skal disse lukkes med tape, og afsenderen skal påføre sin underskrift hen over denne tape. Bud afgivet pr. fax eller e-mail accepteres ikke og vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbudsgivere anmodes om ikke at benytte plastomslag eller plastrygge, hæfteklammer mv. og ikke vedlægge unødige mængder papir.

Complementary information
Review body
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postal address: rue du Fort Niedergrünewald
Postal town: Luxembourg
Postal code: 2925
Country: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: cfi.registry@curia.europa.eu 📧
Phone: +352 4303-1 📞
Internet address: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2100 📠
Information about review deadlines:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning. En klage til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Source: OJS 2012/S 117-192781 (2012-06-11)

New procurements in related categories 🆕

Printed matter and related products (6 new procurements)

Printed books, brochures and leaflets (4)