Framework contract for the provision of temporary personnel services to the European Commission at its premises in Grange, Dunsany, County Meath, Ireland

European Commission, Directorate-General for Health and Consumers, Directorate A — General Affairs

The European Commission intends to enter into a framework contract with the successful tenderer to allow the provision of temporary personnel services to its offices in Grange, Dunsany, County Meath. The framework contract will have an initial duration of 1 year. The contract may then be renewed for a maximum of 3 further 1-year periods to give a maximum term of 4 years. The object of this framework contract is the provision of temporary staff capable of undertaking duties such as secretarial support, general administrative tasks and data entry. Such services may be required for relatively long periods (e.g. to replace permanent staff on maternity leave) or for shorter periods as required by current workload.

Deadline

The time limit for receipt of tenders was 2011-08-12. The procurement was published on 2011-06-27.

Suppliers

The following suppliers are mentioned in award decisions or other procurement documents:

• Orange Recruitment Ltd

Who?

• European Commission, Directorate-General for Health and Consumers, Directorate A — General Affairs

What?

• Supply services of personnel including temporary staff › Supply services of office personnel

Where?

• Mid-East

Procurement history

Date	Document
2011-06-27	Contract notice
2012-06-11	Contract award notice

Contract notice (2011-06-27)
Object
Scope of the procurement
Title: framework contract for the provision of temporary personnel services to the European Commission at its premises in Grange, Dunsany, County Meath, Ireland
Quantity or scope:

Den højest mulige værdi af tjenesteydelser, der kan leveres under rammekontrakten, er 400 000 EUR. Den anslåede mindsteværdi er 200 000 EUR. Dette beløb er dog på ingen måde bindende for Europa-Kommissionen.200 000400 000

Notice metadata
Original language: English 🗣️
Document type: Contract notice
Nature of contract: Services
Regulation: European Institution/Agency or International Organisation
Common procurement vocabulary (CPV)
Code: Supply services of office personnel 📦

Procedure
Procedure type: Restricted procedure
Type of bid: Submission for all lots
Award criteria
Lowest price

Contracting authority
Identity
Country: Ireland 🇮🇪
Awarding authority type: European Institution/Agency or International Organisation
Postal address: Grange, Dunsany,
Postal town: Trim, County Meath
Contact
Internet address: http://ec.europa.eu/comm/dgs/health_consumer/ 🌏
E-mail: sanco-irl-cft@ec.europa.eu 📧
Phone: +353 469061721 📞
Fax: +353 469061705 📠

Reference
Dates
Date dispatched: 2011-06-27 📅
Submission deadline: 2011-08-12 📅
Publication date: 2011-07-07 📅
Identifiers
Notice number: 2011/S 128-211673
OJ-S issue: 128
Additional information

1) Interesserede parters opmærksomhed henledes på formålet med denne bekendtgørelse, dvs. udvælgelsen af ansøgere, der vil modtage udbudsmaterialet, og som vil blive opfordret til at afgive bud. Proceduren er inddelt i 2 separate faser. I den første fase vil anmodninger om deltagelse indgivet i forbindelse med denne procedure blive gennemgået af en udvælgelseskomite på grundlag af de kriterier, der er anført i punkt III.2 »Betingelser for deltagelse«. I fase 2 vil alle ansøgere, der opfylder de anførte mindstekrav, blive opført på en prækvalifikationsliste og efterfølgende opfordret til at afgive bud. Ansøgere, der ikke opnår forhåndsudvælgelse efter fase 1, vil blive underrettet om årsagerne til deres udelukkelse fra proceduren. 2) NB: Interesserede parter skal ved afgivelse af anmodningen om deltagelse nøje overholde betingelserne i punkt III.2, nemlig: — sende deres ansøgning pr. post inden tidsfristen angivet i punkt IV.3.4. Ansøgninger, der er afsendt efter tidsfristen i punkt IV.3.4, afvises automatisk — vedlægge alle de dokumenter og oplysninger, der kræves i punkt III.2.1-III.2.3. Ufuldstændige ansøgninger kan blive afvist pr. automatik. 3) Interesserede parter anmodes om at afholde sig fra at anmode om yderligere oplysninger i denne fase.

Object
Scope of the procurement
Estimated value excluding VAT: 200 000 💰
400 000 💰
Short description:

Europa-Kommissionen påtænker at indgå en rammekontrakt med den valgte tilbudsgiver om levering af vikarbureautjenester til sit kontor i Grange, Dunsany, County Meath. Rammekontrakten vil have en indledende varighed på 1 år. Kontrakten kan efterfølgende forlænges med op til 3 yderligere 1-årige perioder til en løbetid på i alt 4 år. Denne rammekontrakts formål er at stille midlertidig arbejdskraft til rådighed, som kan yde sekretærbistand og udføre generelle administrative og dataindlæsningsrelaterede opgaver. Der kan anmodes om sådanne tjenesteydelser i relativt lange perioder (f.eks. i forbindelse med barselsorlov) eller i kortere tidsrum afhængigt af arbejdsbyrden.

Quantity or scope:

Duration: 48 months
Reference number: »2011/SANCO/A6/Temporary Personnel«.
Place of performance
Main site or place of performance:

Kontrahenten skal arbejde i egne lokaler. Vikarbureautjenesterne skal leveres til Europa-Kommissionen i Grange, Dunsany, County Meath, Irland, 45 km nordvest for Dublin, ca. 8 km fra Trim og 25 km fra Navan.

Legal, economic, financial and technical information
Conditions for participation
Suitability to pursue the professional activity:

1. Fra deltagelse i aftaler udelukkes ansøgere eller tilbudsgivere, hvis:

a) de er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, har indstillet deres erhvervsvirksomhed, er begæret taget under en af disse behandlinger eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning

b) de ved en retskraftig dom er blevet dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om deres faglige hæderlighed

c) de i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som den ordregivende myndighed bevisligt har konstateret

d) de ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger og betaling af skatter i overensstemmelse med retsforskrifterne i det land, hvor de er etableret, eller den ordregivende myndigheds land eller det land, hvor kontrakten skal udføres

e) de ved en retskraftig dom er blevet dømt for bedrageri, korruption, involvering i en kriminel organisation eller andre ulovlige aktiviteter, der kunne skade Unionens finansielle interesser

f) de for indeværende er pålagt en administrativ sanktion i henhold til artikel 96, stk. 1, i finansforordningen (den ordregivende myndighed kan lægge administrative eller finansielle sanktioner på følgende: a) ansøgere eller tilbudsgivere i de i punkt 3, litra b), anførte tilfælde; b) kontrahenter, der har gjort sig skyldige i alvorligt kontraktbrud på grund af misligholdelse af kontrakter omfattet af budgettet. Det gælder dog i alle tilfælde, at den ordregivende myndighed først skal give den berørte person mulighed for at præsentere sine bemærkninger.)

Litra a) til d) i det første underafsnit vil ikke finde anvendelse i tilfælde, hvor der er tale om leverancer på særligt favorable vilkår, fra en leverandør, der er under endegyldig tvangsakkord, eller fra modtagere eller likvidatorer i forbindelse med likvidering, via overenskomst med kreditorer eller gennem en tilsvarende procedure under national lovgivning.

Ansøgere eller tilbudsgivere skal attestere, at de ikke befinder sig i nogen af de i punkt 1 ovenfor anførte situationer, ved udfyldelse og undertegning af skemaet »Certification with respect to the exclusion criteria«, der er tilgængeligt efter anmodning pr. e-mail til sanco-irl-cft@ec.europa.eu

Den valgte tilbudsgiver skal ligeledes dokumentere, at vedkommende ikke befinder sig i nogen af situationerne beskrevet i litra a), b), d) og e) ovenfor, inden for den tidsfrist, som den ordregivende myndighed har fastsat. Beviserne skal fremlægges på 1 af de måder, der er beskrevet nedenfor.

2. Dokumentation:

a) Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren, som kontrakten tildeles, ikke befinder sig i nogen af situationerne beskrevet ovenfor i litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller, hvis dette ikke er muligt, et tilsvarende dokument af nyere dato udstedt af en retlig eller administrativ myndighed i herkomst- eller oprindelseslandet, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt.

b) Den ordregivende myndighed vil godkende som tilstrækkelig dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i situationen anført i litra d) ovenfor, fremlæggelse af en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat. Hvis det i punkt 1 anførte dokument eller certifikat ikke udstedes af det pågældende land , kan det, også i forbindelse med de øvrige udelukkelseskriterier anført ovenfor, erstattes af en tro og love-erklæring eller, i mangel heraf, en højtidelig erklæring afgivet af tilbudsgiveren over for en retslig eller administrativ myndighed, en notar eller et kompetent fagligt organ i herkomst- eller oprindelseslandet.

c) Afhængigt af den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de dokumenter, der nævnes i punktet vedrørende dokumentation, juridiske og/eller fysiske personer, herunder eventuelt, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere ansøgeren eller tilbudsgiveren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

3. Kontrakter vil ikke blive tildelt ansøgere eller tilbudsgivere, som i løbet af udbudsproceduren:

a) befinder sig i en interessekonflikt

b) svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som kræves af den ordregivende myndighed som betingelse for deltagelse i udbudsproceduren, eller har undladt at give disse oplysninger

c) befinder sig i nogen af de i punkt 1 anførte udelukkelsessituationer, der er gældende for denne udbudsprocedure.

Ansøgere eller tilbudsgivere skal attestere, at de ikke befinder sig i nogen af situationerne i litra a), ved udfyldelse af skemaet »Certification with respect to the exclusion criteria«.

4. Den eventuelle kontrahent skal opfylde bestemmelserne i arbejdsformidlingsloven fra 1971 og al øvrig relevant lovgivning.

5. Indgivelse af ansøgninger:

Anmodninger om deltagelse skal sendes pr. post senest på den dato, der er anført i punkt IV.3.4 i denne udbudsbekendtgørelse. Anmodninger om deltagelse, der sendes pr. fax eller pr. e-mail, skal bekræftes pr. brev afsendt før samme dato.

Anmodninger om at deltage skal sendes i en dobbelt kuvert. Begge kuverter skal forsegles, og den inderste skal påføres både navnet på afdelingen, den er adresseret til (se ovenfor), og følgende: »2011/SANCOA6/Temporary Personnel — Request to Participate (ansøgerens navn) — Not to be opened by the postal service«. Selvlukkende kuverter skal forsegles med klæbebånd, med afsenderens underskrift hen over båndet.

Ansøgerne kan vælge at sende deres ansøgninger om deltagelse enten pr.:

a) anbefalet post til den officielle adresse i punkt I.1 i denne bekendtgørelse, i hvilket tilfælde poststemplet er gældende som dato for indsendelse, eller

b) ved aflevering (personligt eller ved en repræsentant for ansøgeren eller pr. kurer) på adressen anført i punkt I.1. Tjenesten er åben mandag til torsdag 8:30-17:00 og fredag 8:30-16:00. Der er lukket i weekender og på Europa-Kommissionens fridage/helligdage. For leveringer med kurer vil den gyldige afsendelsesdato være datoen på kurerens følgeseddel. Vedrørende leveringer, der sker personligt eller via en hvilken som helst af ansøgerens repræsentanter, vil leveringen i dette tilfælde blive bekræftet ved udstedelsen af en dateret kvittering, underskrevet af en tjenestemand i den afdeling, der er anført i punkt I.1.

6. Ansøgeroplysninger:

Ansøgere skal:

— mærke deres anmodning om deltagelse »2011/SANCOA6/Temporary Personnel«

— vedlægge de dokumenter og oplysninger, der kræves i punkt III.2.1-III.2.3

— vedlægge identifikationsoplysninger, som følger: navn, retlig status, nationalitet, adresse, telefon- og faxnummer, kontaktperson samt dennes e-mail-adresse, momsregistreringsnummer, officielt registreringsnummer (i givet fald) og bankoplysninger.

Retlig situation — krævet dokumentation: navn på det land, i hvilket ansøgerne har deres hovedkontor eller hjemsted, inkl. dokumentation herfor i henhold til lovgivningen i deres etableringsland.

Ansøgeres anmodning om deltagelse skal være vedlagt en højtidelig erklæring, der er behørigt underskrevet og dateret, om, at de ikke befinder sig i nogen af de nedenstående situationer, der ville diskvalificere dem fra at deltage i en kontrakt. Sammenslutninger skal levere en separat deklaration for hver deltager.

Economic and financial standing:

Ansøgere skal godtgøre deres og eventuelle underkontrahenters økonomiske og finansielle kapacitet. Ansøgere udelukkes, såfremt de undlader at fremsende den angivne dokumentation, eller såfremt de fremlægger dokumentation, der vurderes som utilstrækkelig med henblik på opfyldelse af nedenstående kriterier.

Vedkommendes økonomiske og finansielle kapacitet skal godtgøres via følgende dokumentation:

— Fremlæggelse af balancer eller uddrag heraf samt resultatopgørelser for de seneste 2 år, for hvilke regnskaberne er afsluttet, hvis offentliggørelse af balancer er pligtig i henhold til selskabslovgivningen i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret. Balancerne skal påvise et overskud før skat i de seneste 2 afsluttede regnskabsår.

— Dersom balancerne eller erklæringen udviser et gennemsnitligt tab for de seneste 2 år, skal ansøgerne tilvejebringe en anden form for dokument, der godtgør vedkommendes finansielle og økonomiske kapacitet, såsom egnede bankerklæringer eller bevis for faglig ansvarsforsikring.

— En erklæring om den samlede omsætning og omsætningen i forbindelse med tjenester lig dem, som er omfattet af kontrakten, udført i løbet af de seneste 2 regnskabsår (2009, 2010).

— Ved enheder, der er stiftet for mindre end 2 år siden, skal de relevante dokumenter kun fremlægges for tidsrummet, hvori de har været erhvervsaktive.

Såfremt ansøgningen indgives af en sammenslutning, skal de ovennævnte oplysninger sendes til den ordregivende myndighed som separate dokumenter for hver deltager i sammenslutningen tillige med et dokument, der sammenfatter de konsoliderede oplysninger for sammenslutningen som helhed.

Minimum level(s) of standards:

Den gennemsnitlige årlige omsætning skal i de seneste 2 finansår have beløbet sig til mindst 200 000 EUR i forbindelse med tilsvarende tjenesteydelser, som ansøgerne anfører som reference for at opnå valgbarhed til at deltage i kontrakten.

Technical and professional ability:

a) en liste over kontrakter vedrørende tjenesteydelser af relevans for denne kontrakt leveret inden for de seneste 2 år, herunder:

oplysninger om deres værdi, udførelsesperiode, leveringssted og offentlige eller private modtagere og om hvorvidt der blev givet aktiviteter i underentreprise og, i bekræftende fald, i hvilket omfang

b) organigram for ansøgervirksomheden og angivelse af relevant erfaring for medarbejdere med ansvar for håndtering af kontrakter med store og/eller internationale organisationer.

Minimum level(s) of standards:

a) Det er et ufravigeligt krav i forbindelse med denne kontrakt, at den valgte kontrahent er i stand til løbende at stille personaleressourcer til rådighed for Levnedsmiddel- og Veterinærkontoret i Grange, County Meath, under hele rammekontraktens løbetid på op til 4 år. Kontrahenten skal have godtgjort kapacitet inden for levering af højtuddannede og it-kyndige personaleressourcer, som er i stand til/har vellykket erfaring med at arbejde i et multikulturelt miljø. Det indstillede personale skal beherske mundtlig og skriftlig engelsk i et sådant omfang, at de uden hindringer ville kunne indgå i en medarbejderstab, hvis arbejdssprog er engelsk. Ansøgere, der ikke udviser en sådan kapacitet, vil ikke komme i yderligere betragtning.

b) Den person, der indstilles af den valgte kontrahent til at påtage sig forvaltningen af rammekontrakten, skal have mindst 2 års erfaring fra en tilsvarende rolle.

Contract execution
Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:

Betalinger for ordresedler vedlagt rammekontrakten skal finde sted i henhold til artikel II.4 i kontrakten, hvortil der skal udarbejdes et udkast, som vil blive vedlagt udbudsmateriale tilsendt ansøgere på prækvalifikationslisten. Betalinger vil kun blive foretaget, hvis kontrahenten vil have opfyldt sine kontraktmæssige forpligtelser på den dato, hvor fakturaen indgives. Kontrahentens betalingsanmodning vil efterfølgende blive accepteret, hvis den ledsages af de relevante fakturaer med angivelse af nummeret på rammekontrakten og ordren, hvortil de refererer. Senest 30 dage efter modtagelse og godkendelse af den/de relevante faktura(er) vil restbeløbet, jf. de relevante fakturaer, blive udbetalt.

Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:

Bud kan afgives af sammenslutninger af tjenesteydere/leverandører, som ikke er forpligtede til at antage en bestemt retlig form forud for tildelingen af kontrakten, men som kan blive anmodet herom efter tildelingen, hvis denne fremgangsmåde er nødvendig for, at kontrakten kan udføres på tilfredsstillende vis. Dog skal sammenslutninger af virksomheder udpege 1 part som ansvarlig for modtagelse og bearbejdning af betalinger på vegne af sammenslutningens medlemmer samt for forvaltning af administrationen af tjenesterne og for koordinering. Dokumenterne anført i de følgende punkter vedrørende hhv. udelukkelseskriterier og dokumentation og udvælgelseskriterier skal fremlægges af hver deltager i sammenslutningen. Hver deltager i sammenslutningen påtager sig solidarisk hæftelse over for Europa-Kommissionen.

Names and professional qualifications of the staff ✅

Procedure
Duration of the framework agreement in years: 4
Languages
Language: Spanish 🗣️
Danish 🗣️

+ 21 more

German 🗣️
Greek 🗣️
English 🗣️
French 🗣️
Italian 🗣️
Dutch 🗣️
Portuguese 🗣️
Finnish 🗣️
Swedish 🗣️
Czech 🗣️
Estonian 🗣️
Hungarian 🗣️
Lithuanian 🗣️
Latvian 🗣️
Maltese 🗣️
Polish 🗣️
Slovak 🗣️
Slovenian 🗣️
Irish 🗣️
Bulgarian 🗣️
Romanian 🗣️

Contracting authority
Identity
Awarding authority name: Europa-Kommissionen, Generaldirektoratet for Sundhed og Forbrugere, Direktorat A — Generelle Anliggender
Contact
Contact point: afdeling A6
hr. Frank Dempsey

Reference
Identifiers
Reference number attributed by the contracting authority: »2011/SANCO/A6/Temporary Personnel«.
Additional information

2) NB: Interesserede parter skal ved afgivelse af anmodningen om deltagelse nøje overholde betingelserne i punkt III.2, nemlig:

— sende deres ansøgning pr. post inden tidsfristen angivet i punkt IV.3.4. Ansøgninger, der er afsendt efter tidsfristen i punkt IV.3.4, afvises automatisk

— vedlægge alle de dokumenter og oplysninger, der kræves i punkt III.2.1-III.2.3. Ufuldstændige ansøgninger kan blive afvist pr. automatik.

3) Interesserede parter anmodes om at afholde sig fra at anmode om yderligere oplysninger i denne fase.

Complementary information
Review body
Name: Den Europæiske Unions Ret
Postal address: rue du Fort Niedergrünewald
Postal town: Luxembourg
Postal code: 2925
Country: Luxembourg 🇱🇺
E-mail: cfi.registry@curia.europa.eu 📧
Phone: +352 4303-1 📞
Internet address: http://curia.europa.eu 🌏
Fax: +352 4303-2600 📠
Information about review deadlines:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dato, sagen er taget til efterretning. En klage indgivet til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Service from which information about the review procedure may be obtained
Name: Jf. punkt VI.4.1.
Recurrent procurement
2015
Source: OJS 2011/S 128-211673 (2011-06-27)

Contract award notice (2012-06-11)
Object
Scope of the procurement
Total value of the procurement: 400 000 💰
Notice metadata
Document type: Contract award notice

Procedure
Type of bid: Not applicable

Contracting authority
Identity
Postal address: Grange, Dunsany

Reference
Dates
Date dispatched: 2012-06-11 📅
Publication date: 2012-06-21 📅
Identifiers
Notice number: 2012/S 117-192780
Refers to notice: 2011/S 128-211673
OJ-S issue: 117

Award of contract
Date of contract conclusion: 2012-05-07 📅
Name: Orange Recruitment Ltd
Postal address: CX House, 7 Poolbeg Street
Postal town: Dublin 2
Country: Ireland 🇮🇪
Information about tenders
Number of tenders received: 5

Complementary information
Service from which information about the review procedure may be obtained
Name: Jf. VI.3.1
Source: OJS 2012/S 117-192780 (2012-06-11)

New procurements in related categories 🆕

Business services: law, marketing, consulting, recruitment, printing and security (>20 new procurements)

Recruitment services (11)

Supply services of personnel including temporary staff (8)